Changement radical par zéro

Les entreprises qui sont des chefs de file en matière de productivité des coûts augmentent le rendement total pour les actionnaires deux fois plus vite que la moyenne des entreprises, mais les efforts d’amélioration des coûts ont un taux d’échec incroyablement élevé.
Une approche qui aide les entreprises à augmenter leurs chances de succès à long terme – et à les préparer rapidement à des perturbations inattendues et drastiques de l’industrie – est la refonte à base zéro (ZBR), un moyen pratique de réformer radicalement les structures de coûts et de repenser fondamentalement la façon dont le travail est effectué. .
L’approche ZBR renforce les capacités de manière à offrir une véritable différenciation concurrentielle, tout en déclassant intentionnellement d’autres domaines qui offrent trop de fonctionnalités non critiques.
Alors qu’ils évaluent l’impact de la pandémie de COVID-19 sur leurs entreprises, de nombreux dirigeants placeront inévitablement l’amélioration des performances plus haut dans leur agenda d’entreprise. La recherche de Bain montre que même dans des temps meilleurs, les entreprises les plus performantes sont celles qui s’appuient sur des programmes de productivité. Lorsqu’ils réussissent, les efforts de productivité des coûts améliorent non seulement les marges, les revenus et l’engagement des employés, mais influencent également les gains des actionnaires. Par exemple, les entreprises qui ont connu la plus longue période de productivité soutenue au cours de la période 2012-2017 ont enregistré une croissance annuelle de 25 % du rendement total pour les actionnaires, soit le double de la moyenne des entreprises (voir la figure 1). Le lien entre le leadership en matière de productivité des coûts et les rendements pour les actionnaires existe dans des secteurs aussi divers que l’aérospatiale et la vente au détail.
Les entreprises avec une productivité constante ont le TSR le plus élevé
Cependant, seules les meilleures entreprises obtiennent ces résultats. Alors que 90 % des dirigeants interrogés ont mis en place un programme de gestion des coûts, 75 % déclarent ne pas avoir atteint les objectifs de productivité des coûts, et 44 % de ces entreprises manquent leurs objectifs de plus de 50 %.
Si les chances de succès sont si faibles, que font les leaders de la productivité des coûts ? D’une part, ils excellent dans l’établissement d’une direction claire tout en reconnaissant qu’ils ont besoin d’un programme pour apporter un réel changement structurel et durable. Ils façonnent également leur stratégie et leur position d’investissement dans un contexte d’industrie et de marché, investissant différemment pour devenir le meilleur en termes de coûts « pour les capacités à faible valeur ajoutée et le meilleur de sa catégorie » pour les capacités qui peuvent leur donner un avantage concurrentiel.
De plus, ils adoptent une approche aujourd’hui en avant/en arrière, optimisant les opérations actuelles tout en développant les futures applications de productivité. Ils intègrent très tôt les nouvelles technologies et utilisent un état d’esprit basé sur zéro, repensant continuellement les processus et les coûts à partir de zéro pour générer des gains d’efficacité. Enfin, ils renforcent les capacités organisationnelles pour maintenir les résultats – responsabiliser les talents, exploiter une culture soucieuse de la productivité et aligner les incitations.
Cette approche globale de l’optimisation des coûts, si critique dans les industries qui répondent aux plus grandes turbulences de leur histoire, est intégrée dans Zero-Based Redesign (ZBR), un moyen pratique mais révolutionnaire pour les entreprises de réformer radicalement leurs structures de coûts, en particulier les frais généraux fixes, car ils repensent fondamentalement la façon dont le travail est effectué. ZBR offre une vitesse de rentabilisation et crée un changement structurel à long terme. Les entreprises utilisent le processus pour imaginer et concevoir l’état idéal des fonctions qui soutiendront la stratégie (nous l’appelons le quoi ») ainsi que la manière dont ces activités peuvent être exécutées de la manière la plus efficace et efficiente (le comment » ).
D’après notre expérience, les entreprises ont rapidement réduit jusqu’à 25 % des dépenses en frais généraux et fonctions de support avec ZBR, tout en augmentant l’efficacité et la compétitivité. Il présente d’énormes avantages par rapport aux autres programmes. ZBR permet aux entreprises d’affiner leurs efforts pour s’adapter à la stratégie d’aujourd’hui et de demain. Cela leur donne la possibilité d’ajuster l’optimisation des coûts selon les besoins, en apportant des améliorations incrémentielles dans certains domaines, par exemple, et des améliorations progressives dans d’autres (voir Figure 2).
Alors que la refonte à base zéro est censée être un voyage, la capture de valeur commence le jour 1
Le processus commence par repenser l’entreprise et demander quelles activités et ressources sont nécessaires pour être concurrentielles dans les conditions actuelles et futures du marché (pendant trois à cinq ans), par opposition à ce qui doit être réduit ou supprimé. ZBR examine chaque domaine de dépenses avec un ensemble d’outils plus complet qu’avec une réduction des coûts ciblée. L’approche analyse également quelles activités doivent être effectuées et à quels niveaux et à quelle fréquence, ainsi que comment elles pourraient être mieux exécutées – potentiellement déplacées à l’étranger, externalisées, rationalisées, standardisées ou automatisées avec une structure organisationnelle et des responsabilités affinées.
L’approche ZBR renforce les capacités de manière à offrir une véritable différenciation concurrentielle, tout en déclassant intentionnellement d’autres domaines qui offrent trop de fonctionnalités non critiques. Lorsqu’une entreprise utilise ZBR pour reconcevoir des activités épurées, le risque de conséquences imprévues est moindre car l’approche est tellement complète. Par exemple, les dirigeants peuvent être sûrs qu’ils ne réduisent pas les coûts dans une partie d’une organisation pour découvrir que la cause première se trouve ailleurs.
Enfin, ZBR est un effort global qui définit un point d’arrivée clair pour l’avenir, plutôt que des séries successives de réductions de coûts ciblées qui peuvent épuiser le moral des employés. Il ne fait aucun doute que toute approche de table rase peut être intimidante. Cependant, nous avons constaté que les entreprises qui transforment leur structure de coûts grâce au ZBR suivent généralement un ensemble commun d’actions (voir Figure 3).
Les éléments critiques de la refonte à base zéro

1. Aligner le leadership autour d’une ambition audacieuse. Un programme ZBR n’est efficace que s’il est étroitement lié à la stratégie. Cela commence par comprendre les bases. Quelle est la justification du programme? Une équipe de direction de la suite C clarifie la stratégie à deux ou trois ans de l’entreprise et aligne les objectifs ZBR de haut niveau sur cette stratégie. L’équipe de direction ajuste également les cadrans du programme – ses objectifs et son appétit – en adaptant le niveau d’agressivité à l’ambition et à la culture unique de l’entreprise. Par exemple, lorsqu’elle considère l’ampleur de l’effort, l’entreprise peut choisir d’attaquer uniquement des fonctions et des domaines de dépenses sélectionnés au lieu d’aborder les coûts à l’échelle de l’entreprise.
   Une fois ces décisions prises, une équipe centrale est formée, composée de chefs de projet expérimentés provenant de diverses parties de l’organisation. Cette équipe relève d’un comité directeur d’entreprise et d’un commanditaire exécutif. Au fur et à mesure que le programme prend de l’ampleur, de plus en plus de personnes participent aux équipes d’initiative, avec jusqu’à 5 % du personnel apportant leur contribution au travail.
2. Identifier les sources de valeur et définir la direction. La nouvelle équipe ZBR commence le processus d’identification des sources de valeur en collectant des données pour créer de la visibilité, comparer les opportunités, comprendre la complexité et évaluer la capacité numérique de l’entreprise. Cet effort génère une carte des coûts de l’état existant par activité et fonctions, ainsi que des repères, un tableau de bord de complexité et un tableau de bord de préparation numérique.
   Une grande partie de cette étape consiste à comparer l’état actuel avec les meilleures pratiques externes, puis à redéfinir la mission d’une fonction et à orienter la fonction vers des objectifs actualisés et les défis commerciaux actuels. Par exemple, la mission d’une fonction financière pourrait passer de la fourniture d’un soutien financier de classe mondiale à la gestion » pour fournir un soutien transactionnel efficace et à faible coût tout en fournissant des services d’aide à la décision du premier quartile. » Après avoir identifié la nouvelle mission, l’équipe définit ensuite une direction pour la soutenir – le périmètre, la posture d’investissement, les principes de conception et les objectifs de coûts – et mobilise l’organisation pour le changement.
3. Concevoir l’état idéal qui soutiendra au mieux la stratégie de l’entreprise (le quoi »). Ayant fixé l’ambition audacieuse, l’entreprise commence le processus de conception pour l’avenir. En mettant de côté l’état actuel de l’entreprise, l’équipe envisage chaque fonction dans un état idéal avec une feuille de papier vierge. C’est l’occasion d’explorer quelles activités sont vraiment nécessaires et lesquelles peuvent être supprimées, ou quels niveaux de service peuvent être réduits pour répondre aux besoins en constante évolution de l’entreprise. Cette tâche permet à l’équipe de décrire les activités qui peuvent être éliminées, de devenir plus efficace et de mettre à jour la structure organisationnelle pour correspondre à ces changements. C’est redéfinir le travail qui est essentiel et qui doit vraiment être fait. L’accent est mis sur le travail qui intéresse les clients (internes et externes) et sur l’élimination du travail inutile et sans valeur ajoutée qui offre un retour sur investissement limité.
   Dans les exercices traditionnels de réduction des coûts, la plupart des entreprises sautent cette étape (et passent directement à l’étape 4). En grande partie, ils se contentent de regrouper leurs activités existantes dans une nouvelle enveloppe budgétaire sans remettre en cause le quoi. » Ils vont directement au comment », en essayant de rendre leurs activités existantes plus efficaces sans se demander si elles ajoutent ou non de la valeur en étant vraiment importantes pour les clients.
4. Concevoir l’état futur (le comment »). Une fois que vous avez défini les activités requises que vous souhaitez conserver, vous déterminez ensuite comment ces activités doivent être exécutées de la manière la plus efficace et la plus efficiente. Dans la prochaine étape, les entreprises réinventent les processus de bout en bout et exécutent des simulations analytiques de nouveaux processus. Il s’agit d’une occasion de revoir le modèle opérationnel intégré pour définir de nouvelles structures, responsabilités, méthodes de travail et enveloppes de coûts. La direction de l’entreprise prend toutes les données et analyses collectées par les différentes équipes et conçoit l’organisation nécessaire pour soutenir l’état futur. La direction doit s’assurer que la conception est conforme aux meilleures pratiques organisationnelles pour les portées, les couches et la prise de décision efficace.
5. Définir un modèle holistique. Un plan intègre le quoi et le comment et traduit cette stratégie en exigences organisationnelles de l’état futur. Il fournit suffisamment de détails pour guider une conception plus distribuée par un ensemble plus large de participants et définit le plan de mobilisation pour la phase suivante.
6. Conception détaillée. Avec le plan global en main, la prochaine étape consiste à terminer la conception et à fournir des résultats. Les entreprises lancent des équipes Agile interfonctionnelles pour reconcevoir, prototyper et tester. Ils redéfinissent la priorité de l’arriéré de l’initiative en fonction de l’impact que chaque initiative aura sur l’efficacité et la valeur globales.
7. Évoluez et déployez. À ce stade, les entreprises traduisent les changements en unités d’activité pouvant être mises en œuvre, en hiérarchisant les initiatives dans le backlog, en séquenceant les vagues de déploiement et en formant des équipes supplémentaires à la méthodologie Agile. Le bureau de livraison des résultats forme, déploie et contrôle les équipes de mise à l’échelle. Cela nécessite l’élaboration d’un plan d’atténuation des risques, d’une feuille de route de mise en œuvre et d’un arriéré de sprint mis à jour.
8. Gérer le changement. Enfin, les entreprises doivent déployer le bureau de livraison des résultats pour surveiller les équipes de mise en œuvre de la ligne, communiquer les réalisations, suivre les économies, intégrer de nouvelles capacités et soutenir le changement culturel.
   Lorsque les entreprises suivent ces étapes, elles bénéficient de tous les avantages du ZBR en apportant des changements révolutionnaires au travail et à la manière dont il est effectué (voir Figure 4). Les entreprises éliminent les services ou activités inutiles ou agréables, réduisant les niveaux de service et la fréquence ou le nombre de livrables. Ils ajustent la façon dont les activités sont exécutées, intégrant l’automatisation, centralisant et consolidant les processus, standardisant les activités et rationalisant les achats. Ils augmentent les portées et réduisent les couches, clarifiant les rôles et les responsabilités dans le processus.
   L’ampleur de l’effort peut sembler intimidante, mais dans la pratique, les actions s’appuient les unes sur les autres de manière systématique, ce qui entraîne une concentration qui réalise généralement une transformation spectaculaire pour l’entreprise.
   L’expérience d’un fabricant avec ZBR
   Pour voir comment cela fonctionne en action, regardons l’expérience récente d’un fabricant.
   L’entreprise avait du mal à contenir les frais généraux et la complexité opérationnelle qui entravaient sa capacité à répondre aux besoins des clients et des parties prenantes. Cela n’était nulle part plus clair que dans son service informatique. Pendant les années de boom, à mesure que la taille et la portée mondiale de l’entreprise augmentaient, ses dépenses informatiques augmentaient également. Le service informatique a créé une équipe ZBR pour diriger le programme. Lors d’ateliers, l’équipe a examiné les forces et les faiblesses du service informatique actuel, en comparant son efficience et son efficacité avec ses pairs. L’entreprise s’est fixé l’ambition de réduire les coûts informatiques de 25 % après avoir pris en compte les références de l’industrie, les besoins futurs et l’agenda stratégique remanié. L’entreprise a disséqué l’ensemble de sa fonction informatique, arrêtant finalement certaines activités et projets, diminuant les niveaux de service sur d’autres et repensant les processus qui l’ont aidé à atteindre une efficacité maximale.
   Parallèlement à un énoncé de mission révisé qui mettait désormais en évidence les avantages en termes de coûts et l’utilisation innovante de la technologie, l’équipe ZBR a identifié six domaines d’intérêt : les offres de services informatiques, les capacités, les processus, la gestion des applications et des logiciels, l’organisation et la gouvernance. L’équipe a analysé les coûts de l’état existant, créé un état idéal et les a comparés aux économies de coûts estimées de haut en bas pour 24 activités existantes dans le développement d’applications, la maintenance et l’infrastructure. L’équipe a ensuite utilisé ces estimations pour identifier les opportunités d’économies les plus importantes et construire des conceptions d’états futurs de bas en haut.
   Deux grandes opportunités étaient les contrats de maintenance tiers et le support et la gestion des PC. Comme l’équipe l’a appris, l’entreprise payait fréquemment pour des niveaux de service plus élevés que ce qui était réellement nécessaire. Par exemple, après avoir mis à niveau son logiciel de planification des ressources d’entreprise, l’entreprise a pu abaisser le niveau de maintenance de Premium à Standard, générant des économies de plus de 15 %. Dans le même temps, de nombreux employés à temps plein disposaient de plusieurs ordinateurs souvent redondants. La réduction de ces deux domaines a aidé le service informatique à réduire les coûts sans compromettre le service tout en offrant des économies rapides et tangibles. En deux ans, le service informatique a mené à bien son plan et réduit ses dépenses de 25 %, libérant des ressources et améliorant l’efficacité dans les domaines de support critiques.
   L’entreprise a également apporté sa fonction qualité à travers le processus ZBR. Les coûts de la fonction qualité avaient augmenté au-delà des références des pairs. La direction était prête à se réduire mais devait le faire sans compromettre la prestation de services. Ils ont trouvé des opportunités d’automatiser les fonctions de réclamation des clients et de déplacer une partie du travail à l’étranger, ainsi que des résultats rapides obtenus en rationalisant et en coordonnant les audits, les réunions et les processus d’approbation. Au final, l’entreprise a réalisé des économies de plus de 20 %.
   Pourquoi votre entreprise pourrait-elle poursuivre la refonte à base zéro ?
   Les entreprises peuvent poser un certain nombre de questions pour déterminer si le ZBR est une approche appropriée :
   Votre entreprise s’est-elle développée grâce à une série d’acquisitions, entraînant des frais généraux inutiles ?
   Votre entreprise est-elle le produit d’une fusion récente ?
   La dynamique de l’industrie (telle que la réforme de la réglementation) a-t-elle provoqué une pression sur les bénéfices ?
   Vos frais généraux sont-ils inutilement complexes ? Vos frais généraux sont-ils nettement supérieurs aux valeurs de référence ? Vos budgets de fonction ont-ils augmenté sans réaliser d’importantes économies d’échelle ? Avez-vous besoin de protéger votre entreprise de la récession contre les vents contraires de la croissance macroéconomique ?
   Êtes-vous aux prises avec la complexité des processus et la lenteur de la prise de décision ?